Trabajadores
Actualizado el 23-enero-2018
Multitrabajador
Nómina Gratis es multitrabajador.
En Nómina Gratis se pueden dar de alta trabajadores ilimitados. Esta característica junto con la de crear empresas ilimitadas resulta muy útil para grupos empresariales y asesorías.
Recuerda que lo mejor es avanzar campo a campo pulsando la tecla «Enter» de tu ordenador. También encontrarás muchos campos que no son obligatorios por lo que podrás dejarlos en blanco.
Crear Trabajadores:
Para crear un trabajador se puede acceder por el Menú Principal o Procesos Nómina:
Ahora haremos click en el icono de Nuevo Registro:
Dentro del fichero de trabajadores nos encontramos con varios apartados:
Datos Filiación:
En este apartado se detallan los datos generales del trabajador. Pasar de campo en campo pulsando Enter.
Código de Empresa: Es código de la empresa a la que pertenece el trabajador. Pulsar Enter.
Código de Trabajador: Es un número de cuatro dígitos con el que identificaremos al trabajador en los procesos de nómina. Pulsar Enter.
Apellidos y Nombre: Introduciremos en campos separados los apellidos y el nombre del trabajador.
Código de Persona Física: Es un código que nos indicará su identificación (N.I.F., Pasaporte, N.I.E, etc.). El programa nos pondrá por defecto 1 = NIF. Para cambiarlo click F2 o en la lupa. N.I.F. = Número Identificación Fiscal /// N.I.E. = Número de Identidad de Extranjero N.I.F.: Introduciremos el número de identificación fiscal del trabajador. Si es un DNI introducir solo los ochos primeros números sin la letra de control. Si es un extranjero introducir los nueve dígitos desde la X despreciando los ceros a la izquierda. Ejemplo: X1234567Z.
Domicilio: Introducir en campos separados la clave del domicilio y el domicilio. Número: Número o punto kilométrico. Letra: La letra del portal. Piso: El piso. Mano: La mano del piso. Código Postal: Los cinco números del código postal. Provincia: Los dos dígitos de la provincia del domicilio. Población: La del domicilio. País: El código del país del domicilio. Aparecerá España (724) cargado como predeterminado. Nacionalidad: La del trabajador. Teléfono1: El teléfono del trabajador. Informativo. Teléfono2: Un segundo teléfono del trabajador. Informativo.
Fecha de Alta: DD/MM/AAAA. Es la fecha de alta en la empresa desde el último contrato. Desde ésta fecha se calculan las nóminas.
Consejo: Para facilitar la introducción de fechas se puede hacer como en la siguiente imagen. Imagen izquierda: El 1 de enero del 2018 = 01012018. Imagen derecha: Al pasar de campo pulsando Enter el programa pondrá automáticamente las barras, 01/01/2018.
Fecha de Antigüedad: Es la fecha reconocida de antigüedad en la empresa. Si pulsamos “Enter” coge la de alta. Fecha de Baja: Es la fecha de baja del trabajador en la empresa. • Si la tuviera el programa no le calculará ni nóminas del mes ni pagas extras. • Este dato se actualiza desde el proceso de actualización mensual.
Causa de Baja: Es el código de la causa que motiva la baja del trabajador en la empresa. Este dato se actualiza desde el proceso de actualización mensual. Definitiva: Indicamos si la baja del trabajador en la empresa es definitiva o no. • Si es definitiva el programa el proceso de fin de año borrará al trabajador de todos los ficheros. • Si no es definitiva se mantendrán los datos pero el programa no le calculará ni nóminas del mes ni pagas extras. • ***Nota: Este dato se actualiza desde el proceso de actualización mensual.
Fecha de Nacimiento: Es la fecha de nacimiento del trabajador. Estado Civil: Código que identifica el estado civil del trabajador. Informativo. Sexo: Hombre o Mujer.
Discapacitado: Se marcará en este campo si el trabajador tiene discapacidad. Aparecerán entonces otros campos donde se le indica el grado de discapacidad y si tiene necesidad de ayuda o Movilidad Reducida.
Seguridad Social:
En este apartado se detallan datos del trabajador para su cotización a la Seguridad Social, como puede ser el contrato, su número de afiliación, su tipo de cotización…
Centro de Trabajo: Código del centro de trabajo de la empresa donde está ubicado el trabajador. Crear al menos un Centro de Trabajo es obligatorio, puedes consultar como hacerlo en el manual de «Empresa». Código Contrato de Trabajo: Código del contrato de trabajo según la Seguridad Social. Pulsar F2 o click en la lupa para ver las opciones.
Fecha Fin de Contrato: Es la fecha prevista de finalización del contrato en vigor. De éste campo se saca la relación de fines de contrato. Interinidad: Indicaremos si el contrato es de interinidad, es decir, que se realiza para sustituir a otro trabajador. Si es así las cotizaciones a las contingencias de desempleo se harán como uno indefinido (no tendrá recargo).
Número de Afiliación: Se introduce en campos separados: • Provincia: Código de provincia de alta inicial del trabajador en el sistema de Seguridad Social. • Número: El asignado al trabajador en el momento de la afiliación a la Seguridad Social. • DC: Dígito de control. Lo calcula el programa.
Grupo de Tarifa: Es el grupo de cotización. Importante: Si le ponemos cero no cotizará a la Seguridad Social, por ejemplo autónomos.
Epígrafe de AT y EP: Es el epígrafe correspondiente al trabajador para la cotización de la empresa a la entidad de AT y EP (Mutua). Sin uso. Ocupación: Por defecto nos ofrecerá 000 “sin ocupación específica”. Indicaremos la ocupación del trabajador, cuando el tipo de cotización que corresponda por dicha “ocupación” difiera del que corresponda en razón de la actividad (C.N.A.E.) de la empresa. Para la cotización de la empresa a la entidad de AT y EP (Mutua). Según Ley 42/2.006. C.N.O.: Clasificación Nacional de Ocupaciones. Dato necesario para los certificados de empresa.
Tabla Seguridad Social: Es el código de la tabla de la Seguridad Social por el que se realizarán las cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social. Por defecto nos ofrece 01 “Tabla Régimen General”. Aceptar. Cotización: Código que indica el número de días u horas de cotización a la Seguridad Social: • Diario: Cotizará por los días naturales del mes. 31 en enero, 28 en febrero, etc. • Mensual: Cotizará siempre por 30 días. • Por Horas: Obligatorio para los contratos a tiempo parcial, sino dará error en el Sistema Red. % Jornada Reducida: Porcentaje de reducción de jornada. Este % puede partir los importes de los conceptos salariales, si éstos lo indican. Este % no parte las base de cotización. Guardia / Custodia Legal: Se marcará este campo cuando la reducción de jornada sea por Guardia / Custodia legal. Si el contrato cotiza por horas (tiempo parcial) el programa nos solicitará el desglose de dichas horas:
Horas Mes: Si se introducen las horas del mes no es necesario el desglose semanal. El valor mensual lo tomará siempre. Si está de I.T. las horas de baja (epígrafe 126) se deberán introducir manualmente por incidencias. No recomendable. Desglose Semanal: Indicar cada día de la semana las horas que trabaja. El programa calculará las horas mensuales en función de dicho desglose:
Devengo: Código que indica el número de días a devengar en el cálculo de las nóminas: • Diario: Devengará por los días naturales del mes. • Mensual: Devengará por 30 días. Categoría profesional: Es el código de la categoría profesional del trabajador. Sólo sirve para imprimir en el recibo de la nómina.
Bonificación Automática > 59 años: Se marcará este campo si se quiere que el programa realice automáticamente la bonificación de mayor de 59 años, teniendo en cuenta la fecha de nacimiento del trabajador, la fecha de antigüedad…etc. % Bonificación actual: Se grabará automáticamente al actualizar las nóminas si en ellas hay una bonificación de este tipo.
Calendario del Centro de Trabajo o Calendario Propio: Se le asignará un calendario del Centro de Trabajo o un calendario propio.
Datos Varios/ I.R.P.F.:
Datos para realizar su deducciones de IRPF, así como otros datos relacionados con la forma de pago o el puesto de trabajo del trabajador.
Forma de Cobro: Indicaremos como va a cobrar la nómina el trabajador, tanto para las nóminas, pagas extras, etc. Puesto de Trabajo: Es el código del fichero de puestos de trabajo. Informativo. Al hacer click en la lupa o F2 se abrirá una ventana donde podrán elegir un puesto de trabajo ya cargado o crear uno.
Imagen derecha: Recuerde pulsar Enter, el salto de línea confirmará la creación del nuevo puesto de trabajo.
Sección: Es el código de la sección del trabajador. El listado resumen del mes podrá ordenar por secciones. Si no se van a utilizar crear sección cero (0). Mano de Obra: Es el tipo de mano de obra del trabajador. Sirve para desglosar listados por tipo de mano de obra. Si no se van a utilizar crear mano de obra cero (0). Tipo de Trabajador: Indicaremos de que tipo es el trabajador. Este campo es independiente de su código de cotización y devengo. Sirve para clasificar procesos por empleados y obreros. Por ejemplo el cálculo de las nóminas o listados resumen.
I.R.P.F.
Hacienda: Indicaremos la Hacienda donde está incluido el trabajador, es decir donde se le va a relacionar en las declaraciones (modelos) de Hacienda (110, 111 y 190). En función de una u otra nos variarán los datos de la pantalla. El programa nos ofrecerá la Hacienda en función de la provincia del centro de trabajo:
- Estatal o Territorio Común.
- Foral: Además deberemos indicar cual de ellas:
- 01 Araba
- 20 Gipuzkoa
- 31 Nafarroa
- 48 Bizkaia
% Retención: Es el porcentaje de descuento que se le aplica al trabajador como retención para el I.R.P.F. en los recibos de nóminas y pagas extras.
I.T./Situaciones especiales:
Datos sobre su situación de IT, su base reguladora diaria, así como datos de situaciones especiales como puede ser pluriempleo… Como de costumbre iremos pasando de campo pulsando la tecla Enter. Recordar que no todos los campos son obligatorios.
Bases Diarias de Desempleo:
• Seguridad Social: Base diaria por la que a cotizar a las Contingencias Comunes de la Seguridad Social por los días en situación de desempleo.
• Accidentes de Trabajo: Base diaria por la que a cotizar a Accidente de Trabajado, Desempleo, etc. por los días en situación de desempleo.
% Pluriempleo: Porcentaje de cotización si el trabajador está pluriempleado. Las bases máximas y mínimas de cotización será partidas en éste porcentaje.
Autorización: Número de autorización de la Seguridad Social que autoriza el pluriempleo. Geroa: Código que indica el sector de actividad para hacer el descuento en la nómina. *** Geroa es una E.P.S.V. de la provincia de Gipuzkoa.
Carencia Cubierta: Indicaremos si el trabajador ha cotizado más de 180 días a la Seguridad Social y por tanto tiene derecho a las prestaciones de I.T. en caso de enfermedad. El proceso de actualización mensual controla los días cotizados y una vez llagados a los 180 días de cotización, automáticamente le pondrá la marca de que SI. *** Bases reguladoras. Los campos siguientes se toman para el cálculo de las prestaciones, así como las cotizaciones en situación de Incapacidad Temporal. Estos datos no son necesarios introducir ya que se rellenarán en la actualización de la nómina del mes. Solo habrá que rellenarlos cuando al realizar la primera nómina de este trabajador con el programa, dicho trabajador venga de una baja o caiga de baja de I.T.
Diferida: Campos donde se guardarán los datos si la I.T. pasa a ser diferida, esto es, a ser de pago directo.
Base Diaria Mes Anterior: Es la base diaria de mes anterior. Para Contingencias Comunes, Accidentes y Horas Extras. *** Sus valores los actualiza el proceso de actualización mensual.
Base Diaria Último Mes en Alta: Es la base diaria del mes anterior a la fecha de Incapacidad Temporal. Para de Contingencias Comunes, Accidentes y Horas Extras de la nómina del mes anterior. *** Sus valores los actualiza el proceso de actualización mensual.
Fecha de Baja: Es la fecha, en campos separados, de la última baja de enfermedad, accidente o maternidad. *** Sus valores los actualiza el proceso de actualización mensual.
Continúa de Baja: Es una marca que nos indica si el trabajador sigue o no de baja de I.T. Es caso de estar marcado el programa entiende que sigue en situación de incapacidad temporal y le calculará sus prestaciones. *** Este campo lo actualiza el proceso de actualización mensual.
Días Última Baja: Son los días acumulados, en campos separados, de la última baja continuada de enfermedad, accidente o maternidad. *** Este campo lo actualiza el proceso de actualización mensual.
Nº. de Bajas: Indica en campos separados el número de veces que el trabajador ha estado de baja por I.T. en el año. Necesario para que sepamos que Nº. de bajas para el artículo 68. Su valor lo actualiza el proceso de actualización mensual. *** Este campo lo actualiza el proceso de actualización mensual.
MUY IMPORTANTE: Pulsaremos la tecla F12 o el icono de aceptar 
.
Nos aparecerá la siguiente pantalla, imagen izquierda: Si pulsamos Si, aparecerá otra pantalla con el resumen de los datos del contrato anterior y los del contrato actual. Imagen derecha: Si pulsamos la tecla F12 o el icono de aceptar el programa cargará los datos del contrato en el botón “Contratos”.
El trabajador ya está creado.
Otros Datos
Este es un apartado informativo donde aparecen los datos de los importes de los trabajadores, bonificaciones… Desde este apartado no se podrán modificar estos datos, se hará desde el apartado correspondiente en la parte de la derecha.
A continuación podremos crear los importes de los trabajadores, salario base, antigüedad, pagas…incluir las bonificaciones si las hay y también automatizar las transferencias bancarias de las nóminas.
Importes
En este apartado estarán recogidos los conceptos habituales de nómina con sus tipos de cálculo e importes.
MUY IMPORTANTE: Por defecto el programa carga unos conceptos. Los conceptos que no se apliquen deberán ser borrados para crear otros nuevos. Recomendamos borrar y crear en vez de modificar los ya existentes.
En este mantenimiento tipo lista, para modificar un registro bastará con posicionarse en él, cambiar los datos correspondientes y dar a Enter. Para borrar una fila o registro habrá que posicionarse en él y pinchar en el botón de la papelera. Para crear una fila o registro nuevo habrá que posicionarse en una nueva línea, dar de alta los datos y pinchar Enter.
*** Nota: De ésta pantalla se cogen los conceptos para los cálculos de la nómina. Consejo: Para facilitar la visualización de por ejemplo la columna “Descripción” se pueden agrandar o reducir las columnas.
Concepto: Es el código del fichero de conceptos. Pulsar F2 para ver los existentes.
Cálculo: Se indica aquí el tipo de cálculo del concepto, por ejemplo importe mes por día natural, importe día…. Pulsar F2 o para ver los existentes.
- Si el concepto es de un tipo especial como puede ser la antigüedad, las pagas extras, garantías… tiene también unos tipos de cálculo especiales, Según conceptos…
- *** Nota: Se explicarán más detalladamente estos tipos de cálculo en el manual práctico, sección Importes de trabajadores.
Importe: Importe del concepto. Cantidad: Dejar a 0. *** Nota: Si nos situamos encima de alguno de estos conceptos y hacemos click derecho con el ratón se podrá acceder directamente al Mantenimiento de Conceptos, donde se detalla como es el concepto, como cotiza…etc.
*** Nota: Habrá algunos conceptos que tengan datos especiales asociados a ellos, como puede ser en la antigüedad o pagas extra el porcentaje … para estos conceptos al crearlos aparecerá también la pantalla de Detalles del concepto. Si se quiere modificar o borrar este detalle habrá que pinchar en Editar Detalle.
Banco Domiciliación
Con Nómina Gratis puede domiciliar las nóminas de los trabajadores. Esta característica opcional suele ser utilizada por empresas o asesorías que buscan agilizar el pago de las nóminas.
La pantalla contiene los datos de la/s cuenta/s bancarias de los trabajadores a los que se desea hacer el pago de las nóminas por transferencia (papel o fichero). Si el trabajador tiene domiciliado el pago de nómina aquí estará recogida la cuenta para la domiciliación.
Importante: En primer lugar deberá estar creada la cuenta bancaria de la empresa, esto se hace en el paso de Creación de Empresas. Dicha información está en el fichero de empresas en el botón de “Datos generales”, apartado “Banco Transferencias Nómina”.
Nos aparecerá la pantalla de arriba donde tendremos que introducir los datos. Consejo: Si bien es mejor utilizar la tecla tabulador para pasar de campo en campo, la mayoría de pantallas de Nómina Gratis se pueden agrandar o reducir para facilitar la visualización de la pantalla.
Banco: Es el código del banco de la cuenta del trabajador. Pulsar F2 para ver los existentes. Sucursal: Es el código de la sucursal bancaria del trabajador. Pulsar F2 para ver los existentes. Cuenta: Son los diez dígitos de la cuenta del trabajador. DC: Es el dígito de control de la cuenta completa. Si damos Enter lo calcula el programa.
Recibos: Indicaremos que para ésta cuenta bancaria domiciliaremos:
• Todos: los recibos de nómina que calcula el programa (nóminas + pagas extras).
• Mes: sólo las nóminas de cada mes.
• Pagas extras: sólo las pagas extras.
Porc/Imp: Indicamos si para ésta cuenta domiciliamos un porcentaje o un importe. El programa permite repartir la nómina en varias cuentas.
Cantidad: Indicamos en base al campo anterior el % a domiciliar o un importe en concreto. En caso de ser un porcentaje y varias cuentas se deberá tener cuidado de que la suma de todas las domiciliaciones del trabajador sumen el 100%. En el ejemplo de la pantalla domiciliamos el 100% de todos los recibos (mes y pagas extras) para una única cuenta.
B. Emp: Es el código del banco de la empresa en cuya cuenta se cargará a la empresa el importe de la nómina del trabajador. Dicha información está en el fichero de empresas en el botón de “Datos generales”, apartado “Banco Transferencias Nómina”.
*** Nota: En este mantenimiento tipo lista, para modificar un registro bastará posicionarse en él, cambiar los datos correspondientes y dar a Enter. Para borrar una fila o registro habrá que posicionarse en él y pinchar en el botón de la papelera. Para crear una fila o registro nuevo habrá que posicionarse en una nueva línea, dar de alta los datos y pulsar Enter.
Bonificación Trabajador
En ésta pantalla informaremos los datos de la/s bonificación/es, si la tuviera el trabajador.
El programa trata las bonificaciones independientemente del contrato de trabajo. Si el trabajador tiene bonificaciones en su cotización a la seguridad social, en este apartado habrá que crearlas.
Bonificación: Es el código del fichero de bonificaciones que nos indica las características de la bonificación, subvención o reducción de las cuotas a la Seguridad Social. Pulsando F2 veremos las opciones.
Fecha Inicio: Es la fecha de comienzo de la bonificación. Fecha Fin: Es la fecha de finalización de la bonificación. Si es indefinida no introducir nada.
Importe Bonificación: Se introducirá el importe mensual de la bonificación en caso de ser un importe.
*** Nota: Existe un fichero de bonificaciones por año donde se indican las claves para sistema red, importes o porcentajes, colectivos, etc. Se puede acceder a este fichero desde: Parámetros >> Seguridad Social >> Bonificaciones, y es conveniente antes de dar de alta una bonificación consultarla aquí. Recordar posicionarnos en la última columna, en este caso Horas de Formación y hacer Enter para que el salto de línea cree la bonificación. Ahora pueden consultar los Importes y Bonificaciones creadas del trabajador en la pestaña de Otros Datos.
Contratos: Al crear un trabajador nuevo, o cambiar de contrato, o fecha de alta, el programa preguntará si se desea guardar los datos en el Histórico de contratos, y al aceptar los datos pasarán a este fichero. El fin de el es tener recogida un histórico de la vida contractual del trabajador en la empresa. Es un apartado informativo, no será necesario introducir datos a mano.
Hco. De It: En este apartado estarán guardados los datos de las I.T. del trabajador. Estos datos se actualizarán cuando se actualiza la nómina. Es un apartado informativo, no será necesario introducir datos a mano.
Excedencia: Se guardarán en este apartado los datos de las excedencias de los trabajadores.
Acumulados: Se guardarán diversos datos de importes de los trabajadores, se actualizarán los datos en el momento de actualizar la nómina. Hay varios apartados:
• Acumulados de Hacienda: De este fichero se obtendrán los datos para las presentaciones oficiales a hacienda, se guardan las bases imponibles y lo retenido. Para el 190 se cogerán los datos de aquí.
• Acumulados de Seguridad Social: Aquí estarán guardadas las bases y cuotas de cotización y se podrán obtener los datos para los certificados de empresa. • Acumulados de Costes: Se guardarán aquí datos informativos para saber el coste de los trabajadores.
• Acumulados Geroa: Se recogerán aquí los datos para la posterior generación de los disquetes a geroa y el 345 de fin de año.
• Acumulados Otros Datos: Otros datos informativos que guarda el programa.
Incidencias: Acceso directo a las incidencias del trabajador.
Nóminas: Acceso rápido a las nóminas del trabajador. Dentro del trabajador habrá que rellenar los datos principales de Filiación, Seguridad Social, Varios/I.R.P.F. y en algunos casos, algún dato de I.T. / Situación Especial. También habrá que asignar los importes, desde Importes, si tiene la nómina domiciliada habrá que crear el dato del banco desde Bancos y si tiene bonificación, asignarle la bonificación desde Bonificaciones.